L'Automatisation des processus au quotidien

Une bonne automatisation travaille en arrière-plan et se fait à peine remarquer. Il est tout de même utile de savoir confirmer que tout se passe bien et quoi faire quand une exception survient.

Vérifier les résultats

• Pendant les premières semaines, contrôlez quelques résultats au hasard : factures émises, messages envoyés, lignes enregistrées.
• Si l'automatisation produit un rapport quotidien, servez-vous-en comme vérification rapide que tout a tourné.
• Notez simplement tout ce qui vous paraît bizarre et envoyez-nous le tout en une fois.

Gérer les exceptions

Quand l'automatisation rencontre un cas qu'elle ne sait pas traiter, elle suit la règle définie lors de la configuration : en général, elle met ce cas en pause et vous prévient. Traitez-le à la main et, si cela se reproduit, dites-le-nous pour que nous ajoutions une règle.

Quand un outil change

Les éditeurs de logiciels modifient régulièrement leurs API, changent leurs offres ou retirent des fonctions. Avec un plan de maintenance, nous suivons ces annonces et adaptons l'automatisation, dans la plupart des cas avant tout impact. Les changements majeurs, comme passer à un autre logiciel de facturation, sont traités comme une nouvelle demande sur devis.

Ce que couvre la maintenance

Le périmètre exact dépend de l'offre convenue dans la proposition.

Embarquer votre équipe

Expliquez à votre équipe ce qui est désormais automatique, pour que personne ne continue à faire la tâche à la main par habitude. Précisez qui reçoit les alertes et qui gère les exceptions. Quand quelqu'un arrive ou part, vérifiez que les accès et les destinataires des alertes sont toujours les bons et prévenez-nous s'il faut changer quelque chose. Si quelque chose ne fonctionne plus, consultez la page résolution de problèmes.