Utilisation au quotidien de la Réceptionniste vocale IA

Une fois activée, la réceptionniste travaille seule. Votre rôle consiste à lire les résumés, à traiter les demandes de rappel et à nous prévenir quand quelque chose change dans l'établissement. Cette page explique le déroulement type et les bonnes pratiques.

Ce qui se passe pendant un appel

1. Le client appelle et entend le message d'accueil avec le nom de l'établissement et l'avis d'enregistrement.
2. La réceptionniste comprend le motif de l'appel et répond, pose des questions pour préciser ou recueille des informations.
3. S'il s'agit d'un rendez-vous ou d'une réservation, elle confirme la date, l'heure et le contact, puis l'enregistre ou l'envoie sous forme de demande.
4. Si l'appel correspond aux règles de transfert, elle appelle le mobile prévu.
5. À la fin, elle prend congé et un résumé vous est envoyé par WhatsApp ou par e-mail.

Lire les résumés d'appel

Chaque résumé comprend, lorsqu'ils sont disponibles, le numéro de l'appelant, son nom, le motif, l'action menée (réponse donnée, rendez-vous pris, appel transféré, demande de rappel) et d'éventuelles notes. Les demandes qui attendent une réponse sont mises en évidence.

Ce que la réceptionniste ne fait pas

• Elle n'accepte pas de paiements et ne demande pas de données de carte par téléphone.
• Elle ne donne pas de conseils médicaux, de diagnostics ni d'indications cliniques ; dans une clinique, elle oriente vers l'équipe et, en cas d'urgence, indique le 112.
• Elle ne promet pas de remises, d'exceptions ni de conditions qui ne figurent pas dans les informations que vous nous avez données.
• Elle ne remplace pas votre équipe dans les conversations délicates, comme les réclamations graves ; dans ces cas, elle transfère l'appel ou laisse une demande de rappel.

Accents, bruit et appels difficiles

La réceptionniste comprend bien les accents régionaux portugais et les anglophones aux prononciations variées. Lors d'appels avec beaucoup de bruit de fond, une mauvaise réception ou plusieurs personnes qui parlent en même temps, elle peut demander de répéter. Si elle ne comprend toujours pas, elle propose de laisser une demande de rappel, pour que le client ne reste jamais sans réponse.

S'améliorer avec le temps

Si vous repérez une question à laquelle la réceptionniste a mal répondu ou n'a pas su répondre, envoyez-nous le résumé de cet appel. Nous ajoutons la réponse et ajustons les règles. Pour les questions techniques, consultez le dépannage.