La Automatización de procesos en el día a día

Una buena automatización trabaja en segundo plano y apenas se nota. Aun así, conviene saber cómo confirmar que todo va bien y qué hacer cuando surge una excepción.

Comprobar resultados

• Durante las primeras semanas, revise algunos resultados al azar: facturas emitidas, mensajes enviados, filas registradas.
• Si la automatización genera un informe diario, úselo como comprobación rápida de que todo se ejecutó.
• Anote de forma sencilla cualquier cosa extraña que vea y envíenosla toda de una vez.

Gestionar excepciones

Cuando la automatización encuentra un caso que no sabe resolver, sigue la regla definida en la configuración: normalmente pausa ese caso y le avisa. Resuélvalo a mano y, si vuelve a pasar, díganoslo para que añadamos una regla.

Cuando cambia una herramienta

Los proveedores de software cambian con frecuencia sus API, modifican planes o retiran funciones. Con un plan de mantenimiento, seguimos esos avisos y adaptamos la automatización, en la mayoría de los casos antes de que haya ningún impacto. Los cambios importantes, como cambiar de software de facturación, se tratan como una nueva solicitud con presupuesto.

Qué cubre el mantenimiento

El alcance exacto depende del plan acordado en la propuesta.

Implicar a su equipo

Explique a su equipo lo que ahora es automático, para que nadie siga haciendo la tarea a mano por costumbre. Deje claro quién recibe los avisos y quién gestiona las excepciones. Cuando alguien entra o sale, compruebe que los accesos y los destinatarios de los avisos siguen siendo los correctos y avísenos si hay que cambiar algo. Si algo deja de funcionar, consulte la solución de problemas.