Einrichtung der KI-Telefonrezeption

Die Einrichtung erfolgt gemeinsam mit dem Steevanz-Team und ist meist in wenigen Werktagen abgeschlossen, vor allem abhängig von der Integration in Ihr Reservierungssystem. Diese Seite erklärt die zwei Wege, die Telefonrezeption mit Ihrem Telefon zu verbinden, und den gesamten Ablauf.

Rufumleitung oder eigene Nummer?

Ablauf der Einrichtung

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   Auftaktgespräch

   Wir sprechen über Ihren Betrieb, die Anrufe, die Sie erhalten, Ihre Öffnungszeiten und Ihre Weiterleitungsregeln. Gemeinsam entscheiden wir, ob Ihre bisherige Nummer umgeleitet oder eine eigene Nummer genutzt wird.

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   Grundinformationen senden

   Sie schicken uns häufige Fragen, Richtpreise, Leistungen und Bedingungen. Ein einfaches Dokument, Fotos Ihrer Speisekarte oder eine Liste per WhatsApp genügen.

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   Konfiguration der Telefonrezeption

   Wir bereiten Begrüßung, Stimme, Antworten und Weiterleitungsregeln vor. Haben Sie ein kompatibles Reservierungssystem oder einen Kalender, richten wir die Integration ein.

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   Testanrufe

   Bevor die echte Leitung live geht, machen wir mit Ihnen Testanrufe und passen Ton, Antworten und Weiterleitungen an, bis Sie zufrieden sind.

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   Umleitung oder neue Nummer aktivieren

   Sie schalten die Umleitung an Ihrem Telefon (oder über Ihren Anbieter) ein, oder wir beginnen, die eigene Nummer bekannt zu machen. Gemeinsam prüfen wir, dass die Anrufe richtig ankommen.

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   Begleitung in den ersten Wochen

   Wir gehen die Zusammenfassungen der ersten Anrufe durch und verfeinern Antworten und Regeln. Jede Änderung können Sie per WhatsApp oder E-Mail anfragen.

Gängige Umleitungscodes

Bei vielen Mobilfunkanschlüssen in Portugal (MEO, NOS, Vodafone, DIGI und anderen) lässt sich die Umleitung mit den üblichen GSM-Codes einschalten. Ersetzen Sie NUMMER durch die Nummer, die wir Ihnen nennen:

**21*NUMMER#   alle Anrufe umleiten
**61*NUMMER#   umleiten, wenn niemand abnimmt
**67*NUMMER#   umleiten, wenn besetzt
**62*NUMMER#   umleiten, wenn nicht erreichbar
##21#          Umleitung aller Anrufe ausschalten
##002#         alle Umleitungen ausschalten

Nur außerhalb der Öffnungszeiten umleiten

GSM-Codes kennen keine Uhrzeiten. Soll die Telefonrezeption nur außerhalb der Öffnungszeiten annehmen, gibt es zwei Wege: die Umleitung beim Schließen und Öffnen von Hand ein- und ausschalten, oder eine Telefonanlage bzw. einen Dienst des Anbieters nutzen, der zeitabhängige Regeln unterstützt. Alternativ nimmt die Telefonrezeption immer an und wendet je nach Uhrzeit unterschiedliche Regeln an.

Nach der Einrichtung

Auf der Seite Konfiguration sehen Sie, was Sie anpassen können. Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, lesen Sie die Fehlerbehebung oder kontaktieren Sie uns.