KI-Telefon
Konfiguration der KI-Telefonrezeption
Passen Sie Begrüßung, Stimme, häufige Fragen, Termine, Weiterleitungen und Zusammenfassungen Ihrer KI-Telefonrezeption an, immer mit Unterstützung von Steevanz.
Auf dieser Seite
Fast alles an der Telefonrezeption lässt sich an Ihren Betrieb anpassen. Da es ein betreuter Service ist, müssen Sie keine technischen Einstellungen vornehmen: Sagen Sie uns per WhatsApp oder E-Mail, was Sie ändern möchten, und wir kümmern uns darum. Diese Seite beschreibt, was sich einstellen lässt und was wir empfehlen.
Begrüßung und Hinweis auf die Aufzeichnung
Die Begrüßung ist das Erste, was der Anrufer hört. Sie sollte kurz sein, den Namen des Betriebs nennen und, wenn Anrufe aufgezeichnet oder transkribiert werden, den Anrufer gleich zu Beginn darauf hinweisen, wie es die DSGVO verlangt.
Guten Tag, Sie sind mit dem Restaurant Beispiel verbunden. Ich bin die virtuelle Assistentin, und dieses Gespräch kann zur Verbesserung unseres Service aufgezeichnet werden. Wie kann ich Ihnen helfen?Stimme und Sprache
- Stimme: Sie können zwischen weiblichen und männlichen Stimmen mit unterschiedlicher Klangfarbe wählen. In der Testphase hören wir uns gemeinsam einige Optionen an.
- Sprache: Die Telefonrezeption spricht europäisches Portugiesisch und Englisch. Sie kann auf Portugiesisch beginnen und ins Englische wechseln, wenn der Anrufer Englisch spricht.
- Ton: förmlicher für Praxen und Kliniken, lockerer für ein Café oder eine Bar. Wir passen die Wortwahl an Ihren Stil an.
Häufige Fragen und Informationen zum Betrieb
Die Telefonrezeption antwortet auf Grundlage der Informationen, die Sie uns geben. Je klarer und aktueller sie sind, desto besser die Antworten. Nennen Sie Öffnungszeiten, Adresse und Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Leistungen, Richtpreise, Regeln für Stornierungen und Verspätungen sowie das Vorgehen in Sonderfällen (große Gruppen, Allergien, Kinder, Haustiere).
Termine und Reservierungen
Nutzen Sie ein kompatibles Reservierungssystem oder einen Kalender, etwa unser Online-Reservierungssystem, prüft die Telefonrezeption die Verfügbarkeit und trägt den Termin ein. Ohne Integration nimmt sie die Angaben auf (Name, Kontakt, Datum, Uhrzeit, Personenzahl oder Leistung) und schickt sie als Anfrage, die Ihr Team bestätigt.
Weiterleitungen und Zusammenfassungen
| Einstellung | Beispiele |
|---|---|
| Wann weiterleiten | Ausdrücklicher Wunsch, mit jemandem zu sprechen, Beschwerde, dringendes Anliegen, Lieferant |
| Wohin weiterleiten | Handy der Geschäftsführung, Handy der diensthabenden Person |
| Wenn niemand abnimmt | Rückrufbitte aufnehmen und per WhatsApp Bescheid geben |
| Zusammenfassungen | Per WhatsApp, per E-Mail oder beides; nach jedem Anruf oder als tägliche Übersicht |
Wie das alles im Alltag funktioniert, lesen Sie auf der Seite Nutzung.
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Unser Team antwortet werktags per WhatsApp und E-Mail.