Erste Schritte mit der KI-Telefonrezeption

Die KI-Telefonrezeption ist eine virtuelle Empfangskraft, die die Anrufe Ihres Betriebs zu jeder Uhrzeit annimmt, auf Portugiesisch oder Englisch. Sie beantwortet häufige Fragen, nimmt Termine und Reservierungen auf, leitet dringende Anrufe an Ihr Team weiter und schickt Ihnen eine Zusammenfassung jedes Gesprächs. Es ist ein betreuter Service: Steevanz richtet alles gemeinsam mit Ihnen ein und behält den Betrieb im Blick, mit Support per WhatsApp und E-Mail.

Was die Telefonrezeption für Sie erledigt

• Nimmt Anrufe rund um die Uhr an, auch außerhalb der Öffnungszeiten, an Feiertagen und in Stoßzeiten, wenn niemand ans Telefon gehen kann.
• Beantwortet häufige Fragen: Öffnungszeiten, Adresse, Parken, Richtpreise, angebotene Leistungen, Stornobedingungen.
• Nimmt Termine und Reservierungen auf, direkt in Ihrem Reservierungssystem oder Kalender, wenn eine Integration möglich ist.
• Leitet dringende Anrufe weiter auf das Handy eines Teammitglieds, nach den Regeln, die Sie festlegen.
• Schickt Zusammenfassungen jedes Anrufs per WhatsApp oder E-Mail, mit Name, Kontakt und Anrufgrund.

So funktioniert es, im Überblick

Anrufe erreichen die Telefonrezeption auf einem von zwei Wegen: über eine Rufumleitung der Nummer, die Sie bereits nutzen (zum Beispiel nur, wenn besetzt ist, niemand abnimmt oder außerhalb der Öffnungszeiten), oder über eine neue, eigene Nummer. In beiden Fällen hört der Anrufer eine persönliche Begrüßung mit dem Namen Ihres Betriebs und spricht ganz natürlich, wie mit einem Menschen.

Nach dem Anruf erhalten Sie eine Zusammenfassung. Braucht der Anruf einen Menschen, leitet die Telefonrezeption ihn weiter oder hinterlässt eine Rückrufbitte für Ihr Team.

Für wen sie geeignet ist

Was Sie vor dem Start vorbereiten sollten

1. Eine Liste der Fragen, die Kunden am Telefon am häufigsten stellen, mit den Antworten.
2. Ihre Öffnungszeiten, einschließlich Ausnahmen wie Feiertage und Betriebsferien.
3. Den Zugang zu Ihrem Reservierungssystem oder Kalender, wenn die Telefonrezeption Termine eintragen soll.
4. Die Handynummer, an die dringende Anrufe weitergeleitet werden sollen.
5. Die Entscheidung, ob Ihre bisherige Nummer umgeleitet oder eine neue Nummer genutzt wird.

Nächste Schritte

Lesen Sie die Einrichtungsanleitung, um zu sehen, wie wir die Telefonrezeption mit Ihrem Telefon verbinden, oder buchen Sie eine Vorführung, um einen Beispielanruf zu hören. Auf der Produktseite finden Sie außerdem Preise und Funktionen.