L'Automazione dei processi ogni giorno

Una buona automazione lavora in sottofondo e quasi non si nota. Conviene comunque sapere come verificare che tutto vada bene e cosa fare quando si presenta un'eccezione.

Verificare i risultati

• Nelle prime settimane, controllate a campione alcuni risultati: fatture emesse, messaggi inviati, righe registrate.
• Se l'automazione produce un report giornaliero, usatelo come controllo rapido che tutto abbia girato.
• Annotate semplicemente qualsiasi cosa strana notiate e inviatecela tutta insieme.

Gestire le eccezioni

Quando l'automazione incontra un caso che non sa gestire, segue la regola definita in configurazione: di solito mette in pausa quel caso e vi avvisa. Gestitelo a mano e, se ricapita, ditecelo così aggiungiamo una regola.

Quando cambia uno strumento

I fornitori di software cambiano spesso le loro API, modificano i piani o ritirano funzioni. Con un piano di manutenzione, seguiamo questi annunci e adattiamo l'automazione, nella maggior parte dei casi prima che ci sia un impatto. I cambiamenti importanti, come passare a un altro software di fatturazione, si trattano come una nuova richiesta con preventivo.

Cosa copre la manutenzione

Il perimetro esatto dipende dal piano concordato nella proposta.

Coinvolgere il vostro team

Spiegate al vostro team cosa ora è automatico, perché nessuno continui a fare il compito a mano per abitudine. Chiarite chi riceve gli avvisi e chi gestisce le eccezioni. Quando qualcuno entra o esce, verificate che accessi e destinatari degli avvisi siano ancora giusti e avvisateci se c'è da cambiare qualcosa. Se qualcosa smette di funzionare, consultate la risoluzione dei problemi.