Utilização diária da Receção por Voz IA

Depois de ativa, a rececionista trabalha sozinha. O seu papel passa a ser ler os resumos, responder aos pedidos de contacto e avisar-nos quando algo muda no negócio. Esta página explica o fluxo típico e as boas práticas.

O que acontece numa chamada

1. O cliente liga e ouve a saudação com o nome do negócio e o aviso de gravação.
2. A rececionista percebe o motivo da chamada e responde, faz perguntas de esclarecimento ou recolhe dados.
3. Se for uma marcação, confirma data, hora e contacto, e regista-a ou envia-a como pedido.
4. Se a chamada cumprir as regras de transferência, liga para o telemóvel definido.
5. No fim, despede-se e é gerado um resumo que recebe por WhatsApp ou email.

Ler os resumos das chamadas

Cada resumo inclui, sempre que disponível, o número de quem ligou, o nome, o motivo, a ação tomada (respondeu, marcou, transferiu, deixou pedido de contacto) e eventuais notas. Os pedidos que precisam de resposta vêm destacados.

O que a rececionista não faz

• Não aceita pagamentos nem pede dados de cartão por telefone.
• Não dá aconselhamento médico, diagnósticos ou indicações clínicas; em clínicas, encaminha para a equipa e, em caso de emergência, indica o 112.
• Não promete descontos, exceções ou condições que não estejam na informação que nos deu.
• Não substitui a sua equipa em conversas sensíveis, como reclamações graves; nesses casos transfere ou deixa pedido de contacto.

Sotaques, ruído e chamadas difíceis

A rececionista entende bem sotaques regionais e falantes de inglês com diferentes pronúncias. Em chamadas com muito ruído de fundo, ligação fraca ou pessoas a falar ao mesmo tempo, pode pedir para repetir. Se continuar sem perceber, oferece-se para deixar um pedido de contacto, para que o cliente nunca fique sem resposta.

Melhorar ao longo do tempo

Se notar uma pergunta a que a rececionista respondeu mal ou não soube responder, envie-nos o resumo dessa chamada. Acrescentamos a resposta e ajustamos as regras. Para situações técnicas, consulte a resolução de problemas.