Utilização diária da Automação de Processos

Uma boa automação trabalha em segundo plano e quase não se nota. Ainda assim, vale a pena saber como confirmar que está tudo a correr bem e como agir quando surge uma exceção.

Verificar resultados

• Nas primeiras semanas, confira por amostragem alguns resultados: faturas emitidas, mensagens enviadas, linhas registadas.
• Se a automação gera um relatório diário, use-o como verificação rápida de que tudo correu.
• Mantenha um registo simples das situações estranhas que notar e envie-nos de uma vez.

Tratar exceções

Quando a automação encontra um caso que não sabe resolver, segue a regra definida na configuração: normalmente para esse caso e avisa-o. Trate-o manualmente e, se voltar a acontecer, diga-nos para acrescentarmos uma regra.

Quando uma ferramenta muda

Os fornecedores de software alteram periodicamente as suas APIs, mudam planos ou descontinuam funcionalidades. Com um plano de manutenção, acompanhamos estes avisos e adaptamos a automação, na maior parte dos casos antes de haver impacto. Mudanças profundas, como a troca de software de faturação, são tratadas como um novo pedido orçamentado.

O que inclui a manutenção

O âmbito exato depende do plano acordado na proposta.

Envolver a equipa

Explique à equipa o que passou a ser automático, para que ninguém repita a tarefa à mão por hábito. Indique também quem recebe os alertas e quem trata as exceções. Quando alguém sai ou entra na equipa, reveja se os acessos e os destinatários dos alertas continuam corretos e avise-nos se for preciso mudar algo. Se algo parar, consulte a resolução de problemas.